8 steg for deg som vil lykkes med gevinstrealisering i egne prosjekter

Et prosjekt igangsettes vanligvis fordi det er behov for endring. Før oppstart av prosjektet skrives det gjerne en prosjektbegrunnelse som sier hvorfor det er lurt å satse på dette prosjektet. Denne prosjektbegrunnelsen forklarer hvilken gevinst prosjektet skal gi til mottakeren av prosjektet.

To sentrale definisjoner

• Hva er en gevinst? Innen prosjektfaget er gevinster ønskede og planlagte, og helst forhåndsdefinerte. Gevinster kan også oppnås som ikke-planlagte virkninger og i etterkant av prosjekter.

• Hva er gevinstrealisering? Gevinstrealisering definerer prosessen der man planlegger, organiserer og henter ut forventede og eventuelle ikke-forventede virkninger underveis og i etterkant av prosjekter.

Her får du et crash course i gevinstrealisering. Følger du disse 8 stegene har du lagt et godt fundament for at ditt prosjekt ender med at ønsket gevinst oppnås.

Steg 1: For å lykkes med gevinstrealisering må du vite forskjellen mellom resultatmål og effektmål

Som prosjektleder har du stort fokus på å levere prosjektet innenfor avtalt tid og kostnad til avtalt ytelse/omfang. Vi sier da at du fokuserer på det som kalles resultatmål, og du gjør alt for å sikre en vellykket leveranse. En vellykket leveranse gir anerkjennelse og skulderklapp. Samtidig er det ikke sikkert at prosjektet blir den suksessen som virksomheten hadde trengt.

Midt opp i arbeidet med å levere i henhold til oppsatte resultatmål må du som prosjektleder i samarbeid med prosjekteieren, ivareta prosjektets effektmål. Effektmål er det samme som planlagte gevinster som tydelig ble beskrevet i prosjektbegrunnelsen / prosjektmandatet.

Hvis du som prosjektleder kun fokuserer på resultatmål må man håpe at virksomheten har en våken og dreven prosjekteier som holder øynene på effektmålene underveis i prosjektgjennomføringen, og på den måten sikrer at prosjektet blir vellykket. Men det er ikke alltid slik. Så hvilke grep kan gjøres for å sikre at gevinstrealiseringsperspektivet blir ivaretatt i egne prosjekter?

Merk at større prosjekter også ofte har et samfunnsmål eller forretningsmål, som er overordnet både effektmål og resultatmål.

Steg 2: Se for deg hvordan en ny, ønsket tilstand vil være

La oss begynne med det som gjerne er startpunktet til et prosjekt. Når en virksomhet oppdager at de ønsker en endring er første steg å se for seg hvordan den nye situasjonen vil bli når endringen er gjennomført. La oss si at du har fått en god idé for hvordan du skal løse dagens smerte. Hvordan går du frem? Hvilke grep må gjøres? Hva blir annerledes når smerten er løst? Vil dere jobbe raskere, smartere, bli bedre likt, tjene mer penger eller rett og slett få økt oppslutning? Visualiseringen av denne tilstanden er gevinsten du ønsker å oppnå, og det er dette som er utgangspunkt for å skrive en god prosjektbegrunnelse.

Steg 3: Bruk prosjektbegrunnelsen til å formulere gevinsten konkret, og gi den gjerne en kvantitativ verdi

Prosjektbegrunnelsen skal formulere gevinsten helt konkret, og gjerne gi den kvantitativ verdi. Basert på dette vil virksomheten kunne ta stilling til om de ønsker å gjennomføre prosjektet eller ikke. Gitt beslutning om prosjektgjennomføring utarbeides prosjektmandat / prosjektbestilling.

Steg 4: Oppdater tankene om gevinst I prosjektbestilling/mandat

Prosjektbegrunnelsen er ferdig skrevet, og det er besluttet prosjektoppstart. Dermed er det på tide å skrive prosjektbestillingen eller det som også gjerne kalles prosjektmandat. Prosjektmandatet er en mer konkret bestilling rundt hva som skal leveres, og målene for prosjektet. Her står både resultatmål og effektmål, og kanskje også samfunnsmål. Prosjektmandatet må godkjennes av prosjekteier. Ofte har det skjedd en modning rundt gevinstrealiseringen siden prosjektbegrunnelsen ble utarbeidet, og i så fall så oppdateres beskrivelsen av gevinsten tilsvarende.

Steg 5: Utarbeid gevinstrealiseringsplan

For å sikre at du når ønsket gevinst må du i etterkant av godkjent prosjektmandat utarbeide en gevinstrealiseringsplan som viser hvordan dine gevinster skal leveres og følges opp.

Steg 6: Prosjektteamet må vite hva som er ønsket gevinst

Godkjent mandat resulterer i mer dynamikk i prosjektet. Prosjektteamet er på plass, og de vet nå hva prosjektet skal både levere (resultatmål) og hva prosjektets leveranse skal føre til (effektmål/gevinst). Med tanke på alle store og små avklaringer og prioriteringer som gjøres underveis i prosjektet, er det viktig at hele prosjektteamet er innforstått med hva som er ønsket gevinst, dvs. nytteverdien som prosjektet skal gi.

Les også: Sett fokus på gevinstrealisering

Steg 7: Prosjekteier må stille avgjørende nøkkelspørsmål ved hver faseovergang

Underveis eller minimum ved passering av beslutningspunkter og faseoverganger må prosjekteier stille minst to spørsmål hver gang. Svarene på disse spørsmålene avgjør om prosjektet skal fortsette eller ikke.

• Spørsmål 1: Er det fortsatt lurt å gjennomføre dette prosjektet?
• Spørsmål 2: Ligger prosjektet an til å nå ønsket gevinst?

Steg 8: Oppmerksomhetspunkter I forkant av overlevering av prosjektets leveranser

I forkant av overlevering / ferdigstillelse av prosjektets leveranser eller ferdige produkter bør følgende oppmerksomhetspunkter være utført:

• Opplæring, (dersom det er nødvendig), av brukere bør være gjennomført
• Det bør ha vært en god involvering av bruker i oppdragsforståelsen og design
• Det bør gjennomføres en formell overlevering hvor måleindikatorer for ønsket gevinst gjennomgås
• Det bør legges til rette for at bruker selv kan følge opp måleindikatorene når leveransen er tatt i bruk

Ønsker du å lære mer?

Delta på vårt 3-dagers sertifiseringskurs i Gevinstrealisering – «Managing Benefits»

Delta på dagskurset Gevinstrealisering i Prosjektuka

E-læringskurs i Gevinstrealisering

Les også: Sett fokus på gevinstrealisering

Vi hjelper virksomheter som ønsker å øke modenheten innen gevinstrealisering i enkeltprosjekter og for virksomheter.