Prosjektvettreglene

Turer og prosjekter har mye til felles. Begge har et mål, en leder, en mengde ressurser og en tidsbegrensning. Begge innebærer usikkerhet og begge gir (forhåpentligvis) gevinster.

I denne artikkelen har vi laget ni prosjektvettregler som vi mener alle prosjektledere bør tenke på før og underveis i et prosjekt:

1. Planlegg prosjektet og styr etter gevinster

Prosjekter igangsettes for å tilrettelegge for gevinster. Noen gevinster kan realiseres underveis i prosjektet, mens andre realiseres etter prosjektet er avsluttet. God planlegging er en forutsetning for å lykkes med prosjektet og oppnå ønskede gevinster. Planleggingen skal omfatte tid, kost, kvalitet, omfang, usikkerhet og gevinst. Legg til rette for å hente ut gevinster så tidlig som mulig for å bekrefte både konsept og forretningsidé, og redusere risiko for fiasko.

2. Tilpass prosjektet etter omgivelser og organisasjon

Ethvert prosjekt skal tilpasses eksterne og interne omstendigheter. Førstnevnte kan være lover, forskrifter, vær, klima, kultur og geografi. Sistnevnte omfatter prosjektets størrelse, kompleksitet, viktighet, teamgjennomføringsevne og usikkerhet. Bygg så langt det er mulig prosjektet rundt og med motiverte mennesker, og sørg for at de tar del i utforming av prosjektet og oppgavene.

3. Ta hensyn til interessenter

Interessenter er de som kan påvirke, bli påvirket av eller oppfatter seg selv til å være påvirket av et prosjekt. Disse kartlegges ofte i en makt/interesse-matrise, og hver enkelt interessents posisjon i matrisen bør være veiledende for hvordan prosjektet forholder seg til dem.

4. Identifiser og håndter usikkerhet i prosjektet

Usikkerhet er en uunngåelig del av alle prosjekter. Derfor er det viktig å ha gode rutiner for å identifisere og håndtere usikkerhet. Du må vite hvor mye usikkerhet du er villig til å godta, samt hvilke tiltak som kan iverksettes for å holde usikkerheten på et akseptabelt nivå. Organiser og planlegg med at endringer vil skje. Prosjektet lever ikke i en statisk kontekst og må derfor legge til rette for raske og hyppige endringer i egne planer.

5. Ha med nødvendig kompetanse for å gjennomføre prosjektet

Sørg for at prosjektmedlemmene har kompetansen som er nødvendig for å gjennomføre prosjektet. Det sier seg selv at IT-prosjekter krever IT-kompetanse og byggeprosjekter krever kompetanse i bygg og håndverk. Hvis mulig, inkluder personer med relevant erfaring fra andre tilsvarende prosjekter. Bruk lærdom fra andre prosjekters ledelse og organisering. Koble menneskene fra de ulike kompetansemiljøene så tett som mulig, legg til rette for åpen og tillitsfull dialog og raske avklaringer.

6. Ta trygge veivalg. Ikke hopp over beslutningspunkter

Et vellykket prosjekt forutsetter ikke bare god planlegging i forkant, men også evnen til å ta gjennomtenkte beslutninger underveis. Beslutningspunkter er gode anledninger til å vurdere om prosjektet fortsatt har livets rett og om kursen bør justeres. Sørg for at ditt prosjekt har regelmessige beslutningspunkter.

7. Velg verktøy og teknikker med omhu

Bruk verktøy og teknikker som er egnet for ditt prosjekt. Ofte vil en virksomhet ha egne maler knyttet til viktige oppgaver, for eksempel for usikkerhetsanalyser, estimering, gevinstrealisering og statusrapportering. Tilpass verktøy, teknikker og metoder både til prosjektet og til virksomheten slik at man får akkurat nok struktur – ikke for mye eller for lite.

8. Vend i tide, det er ingen skam å terminere et prosjekt som ikke har livets rett

Avslutt prosjekter som ikke lenger har en gyldig business case, det vil si dersom forutsetningene for å oppnå målene er endret og prosjektet derfor ikke lenger er er ønskelig, levedyktig eller oppnåelig. Hvis det tidlig i prosjektets livsløp viser seg at prosjektet medfører svært høy risiko, eller at gevinstene ikke lenger er oppnåelige, bør prosjektet stoppes, eller i det minste revurderes. Prematur prosjektterminering kan være vanskelig særlig hvis prosjektet har vart over en lengre periode og kostet mye ressurser. I tillegg hefter det ofte status og stolthet ved prosjekter, men dette bør ikke stå i veien for å ta det riktige valget.

9. Spar på reservene, ikke bruk de opp for tidlig

Reserver er forbeholdt problemer som oppstår underveis i prosjektgjennomføringen. God planlegging gjør det lettere å ikke bruke av reservene tidlig i prosjektet. Med god planlegging menes for eksempel nok slakk i tidsplanen. Hvis tidsplanen er for stram kan det føre til overtid og forsinkelser, noe som gjør at reservene raskt ryker. Gjør ditt beste for å unngå dette.

Mange prosjekter klarer ikke levere innenfor avtalte mål på grunn av utilstrekkelig planlegging og styring. Unngå at ditt prosjekt blir del av denne statistikken. Med prosjektvettreglene i bakhodet øker du sannsynligheten for at ditt prosjekt blir vellykket. Lykke til på tur!

Ønsker du å lære mer om prosjektledelse?

Vil tilbyr intensive dagskurs, bedriftsintern opplæring og sertifiseringskurs. Ta en titt på vår kurskalender.