Med utgangspunkt i artikkelserien om praktisk risikostyring ønsker jeg i denne artikkelserien å oppmuntre til bruk av muligheter i arbeidet med risikostyring. Dette er del 2 av en serie på to artikler.
Første artikkel om muligheter i risikostyring
Artikkelserie om praktisk risikostyring
I del 1 av denne artikkelen så vi på hva muligheter egentlig er og hvorfor det er nyttig å inkludere muligheter i arbeidet med risikostyring. I denne delen av artikkelen vil vi se nærmere på hva innføring av muligheter betyr i praksis for gjennomføring av risikostyringsprosessen. Trinnene i arbeidsprosessen er de samme for muligheter som for trusler. Se artikkelserien om praktisk risikostyring for en beskrivelse av hvert trinn i arbeidsprosessen. Her vil jeg fremheve hensynet vi må ta til muligheter i hvert trinn, hvor første steg med identifiseringen av muligheter krever en ny tilnærming.
Identifisere muligheter
Som nevnt innledningsvis må vi snu litt på tenkemåten når vi skal finne muligheter. Risikoworkshops med brainstorming for å komme opp med forslag virker for muligheter også. Når gruppeprosessen først kommer i gang blir det enklere å bygge på hverandres innspill, et forslag trigger nye forslag hos de andre. Mye handler om å komme inn i et positivt tankesett, få til gode diskusjoner, se for seg en positiv utvikling, være kreative og se mulighetsrommet i alle hendelser.
«Hvis bare det skjedde eller vi kunne gjøre sånn, så ville det hjelpe!». Hva kan være fordelaktig for prosjektet? Er det noe vi kan gjøre raskere, smartere eller billigere? Gir nytt design flere fordeler? Har vi uutnyttet kompetanse eller ubrukt kapasitet om bord? Gir sammenslåing av aktiviteter eller prosjekter nye fordeler? Gir endringsanmodningen andre fordeler? En reduksjon av en trussel er samtidig en mulighet, eller når en trussel ikke skjer kan kanskje situasjonen snus til en mulighet? Risikotiltak kan i seg selv skape sekundærrisiko, inkludert muligheter.
En teknikk som setter en workshop i rett modus er en såkalt pre-mortem, en analyse av en fremtidsvisjon. Dette er en baklengsanalyse som starter med en beskrivelse av et ønsket fremtidsscenario hvor alt har gått svært bra for prosjektet som er avsluttet og gevinstene er oppnådd over forventning. Scenariet kan gjerne illustreres med en manipulert avisforside utgitt noen år frem i tid, som kan utbroderes i workshopen med all mulig godvilje og fantasi fra deltagerne.
Basert på denne meget positive fremtidsvisjonen, hva må skje på veien dit? Hvilke veipunkter må vi innom, hvilke hendelser må inntreffe fra nå frem til vi oppfyller dette fremtidsscenariet? Hver av disse hendelsene på veien registreres som muligheter. Deretter identifiserer vi tiltak som øker sannsynligheten for å treffe hver av disse mulighetene på veien til den store fremtidsvisjonen.
Fordelen med en slik tilnærming er at workshopdeltagerne blir involvert, inspirert og motivert av et positivt prosjektutfall i en morsom selskapslek – med et seriøst innhold. Det er ikke sikkert alle mulighetene og hele drømmescenariet oppfylles, men hvis bare enkelte muligheter inntreffer har vi lykkes – tenker jeg. Pre-mortem kan selvsagt også brukes for å avdekke trusler, men da med en pessimistisk fremtidsvisjon i sikte – som ikke er like morsomt!
Registrere muligheter
Muligheter registreres i risikoregisteret på lik linje med trusler, men som risikotype mulighet. De fleste risikoverktøy har støtte for både trusler og muligheter. Dersom risikoregisteret ikke skiller på risikotype kan beskrivelsen starte med merkelappen «MULIGHET:». Dette vil kreve noe manuelt sorteringsarbeid i forbindelse med rapportering, hvilket bør være overkommelig så lenge innholdet er ivaretatt av risikoregisteret.
Formulering av gode risikonavn, herunder mulighetsnavn, kan være krevende. Navnet som brukes i oversikter og ved rapportering skal inneholde både hva som kan skje og den positive effekten dersom det skjer. Det opplagte vil være å si at det er en mulighet for en mulighet, men det lyder jo ikke så bra. En bedre setning er: Det oppstår en mulighet ved at <hendelsen> kan føre til <positiv konsekvens>.
Vurdere muligheter
Fastsettelse av sannsynlighet og konsekvens for muligheten foregår på samme måte som med trusler, men målt mot en egen konsekvensskala for hvert prosjektmål. Skalaen for sannsynlighet er den samme for både trusler og muligheter, se eksempel under.
Skalaen for mulighetskonsekvenser kan ta utgangspunkt i konsekvensskalaen for trusler, men med «motsatt» fortegn: Kostnader blir besparelser, forsinkelser blir forsering av milepæler og tidligere leveranser, og dårlig kvalitet blir bedre imøtekommelse av krav. Avhengig av organisasjonens risikoappetitt kan det være behov for å justere tallverdiene i de to konsekvensskalaene i forhold til hverandre. Se eksempel på en konsekvensskala for muligheter under.
Selv om slike skalaer selvfølgelig må tilpasses det enkelte prosjekt og organisasjon er jeg alltid litt tilbakeholdende med å vise slike eksempler ettersom de ofte blir lest for bokstavelig. Husk at skalaene er en veiledning til en kvalitativ vurdering av risikoers innbyrdes rangering, slik at vi kan prioritere hvor vi skal sette inn kreftene. Risikoen måles mot hvert av prosjektmålene som påvirkes, men det er målet med størst påvirkning som fastsetter konsekvensverdien. For trusler snakket vi om worst case, mens for muligheter gjelder best case.
Vurdering av sannsynlighet og konsekvens på en 1-5-skala, som vist over, er en kvalitativ risikoanalyse. Muligheter kan også inngå i en kvantitativ risikoanalyse, også kjent som usikkerhetsanalyse, for å tallfeste potensielle besparelser i kroner eller timer som inngår i beregningen av behovet for usikkerhetsavsetninger. I en slik analyse vil trusler og muligheter dra i hver sin retning, kostnader og besparelser. Det er ikke anbefalt å avregne trusler og muligheter mot hverandre, men å beholde bidraget fra både trusler og muligheter hver for seg i analysen. Selv om bidragene neppe er like store, vil en slik fremstilling være med på skape bedre balanse og forståelse av prosjektets forventede utvikling.
Håndtere muligheter
Før vi kan iverksette tiltak må vi ta stilling til hvordan vi best håndterer muligheten. Som for trusler har vi et sett av strategier for muligheter. Vi kan akseptere muligheten ved å bruke den dersom den oppstår, ellers ikke. Vi kan forbedre muligheten ved å øke sannsynligheten. Vi kan utnytte muligheten ved å øke konsekvensen og dermed effekten. Vi kan dele muligheten gjennom samarbeid med andre om større utnyttelse. Eller vi kan forkaste muligheten ved å aktivt velge å ikke utnytte muligheten. Men vi kan ikke ignorere muligheten, vi må ta stilling til den!
Strategiene for å forbedre, utnytte eller dele muligheten krever alle aktive tiltak. For trusler satte vi inn tiltak for å redusere sannsynligheten for at risikoen inntraff, med et problem som resultat om vi ikke lykkes. Vi forsøker å unngå at trusler inntreffer. For muligheter må vi tenke motsatt. Vi ønsker at muligheter skal inntreffe, resultatet av en inntruffet mulighet er en gevinst for prosjektet. Tiltakene skal derfor forsterke, ikke redusere, mulighetene ved å bidra til å øke sannsynligheten for at muligheten inntreffer eller at konsekvensen blir større. Mulighetstiltak er som andre oppgaver, de er bare effektive når vi kan utføre de innen eget ansvarsområde, med en utnevnt tiltaksansvarlig og innen en realistisk tidsfrist.
Følge opp muligheter
Muligheter følges opp i regelmessige risk reviews sammen med trusler og risikotiltak. Der revurderer vi sannsynlighet og konsekvens for å kartlegge utviklingen og ser an behovet for ytterligere tiltak for å få muligheten til å inntreffe slik at vi kan ta ut gevinsten. Vær oppmerksom på at muligheter kan «overleve» prosjektet og fortsatt ha et potensiale selv om prosjektet er avsluttet. Slike muligheter bør ivaretas videre av effektstyring i linjen, med gevinstansvarlig som risikoeier.
Rapportere muligheter
Muligheter rapporteres med en egen risikomatrise. Det finnes flere tilnærminger og varianter av mulighetsmatrisen, men det mest vanlige er en matrise i tre blåfarger hvor den horisontale konsekvensaksen har en positiv skala. Den vertikale sannsynlighetsaksen er den samme som for trusler. Se eksempel på en mal for mulighetsrapportering under.
Organisasjoners aktive utnyttelse av muligheter
Risikostyring av trusler er en moden og godt utviklet fagdisiplin i de fleste prosjektorganisasjoner. Prosjektledere har stor nytte av å bruke risikostyring i sin daglige prioritering av oppgaver og som kommunikasjonsverktøy i dialogen med foresatte om hvilke utfordringer prosjektet står overfor. Basert på min erfaring har styring av muligheter kommet vesentlig kortere. De fleste synes at det høres ut som en god idé, men kanskje ikke så god at det er verdt å bruke tid og innsats på kartlegging, oppfølging og egen rapportering – i konkurranse med alle andre initiativ i en hektisk prosjekthverdag.
Jeg håper og tror at dette er i ferd med å endre seg etter hvert som prosjektorganisasjoner modnes. Vi får drahjelp fra det beslektede fagfeltet effektstyring, kanskje bedre kjent som gevinstrealisering, som får stor oppmerksom for sitt potensiale til å hente ut ønsket verdi fra prosjektene. Risikostyring og effektstyring er som nevnt beslektet, kanskje med litt ulike tidsperspektiv, men med samme formål om å oppnå prosjektmålene – både resultatmål og effektmål. Å ta i bruk muligheter er en stor uforløst og uutnyttet mulighet!
Les også
Artikkelserie om praktisk risikostyring
Identifisere og vurdere risiko
Holte Consulting tilbyr prosjektrådgivning og ressurser med bred kompetanse innen forskjellige fagfelt. Vi tror at det å komme tett på våre kunder og bli en av dem skaper løsninger som kan vare.