Ekstern kvalitetssikring innebærer en uavhengig vurdering, utført av en tredjepart utenfor prosjektets organisasjon, for å sikre at prosjektet oppfyller de nødvendige kravene til kvalitet, kostnader, fremdrift, og risiko. I praksis betyr dette å engasjere eksterne eksperter som vurderer prosjektets planlegging, styring, risiko, og gjennomføring for å avdekke svakheter eller mangler som kan påvirke prosjektets måloppnåelse.
I Statens prosjektmodell skjer det vanligvis i to faser:
- KS1: Tidlig i prosjektet, før konseptvalg – her vurderes om prosjektet har et robust konsept og riktig ambisjonsnivå, og om det er samfunnsøkonomisk riktig å gjennomføre prosjektet.
- KS2: Før endelig beslutning om igangsetting – her vurderes om planene er tilstrekkelig gjennomarbeidet og om prosjektet er klart for gjennomføring.
Fordelene ved ekstern kvalitetssikring inkluderer at det gir en objektiv vurdering av prosjektets tilstand, kan avdekke potensielle problemer tidlig, og kan bidra til bedre beslutningsgrunnlag for prosjektets videre fremdrift.
I mange organisasjoner er ekstern kvalitetssikring en obligatorisk aktivitet for prosjekter over en viss størrelse og implementert som en del av organisasjonens prosjektmodell. Det stilles gjerne krav til hva kvalitetssikringen skal omfatte. Dersom kvalitetssikringen avdekker mangler i prosjektet vil det resultere i anbefalinger til prosjektorganisasjonen.
Nytten av kvalitetssikringen er imidlertid avhengig av hvordan resultatene av kvalitetssikringen følges opp. Holte Consulting har på oppdrag for NTNU publisert en studie om hvordan anbefalingene fra ekstern kvalitetssikring følges opp i statlige milliardprosjekter, og har formulert et metodeverk for å sikre størst mulig nytte av ekstern kvalitetssikring. I denne artikkelen presenteres beste praksis ved ekstern kvalitetssikring, basert på erfaringer fra statlige milliardprosjekter.
Anbefalinger følger en livssyklus
Hver enkelt anbefaling har en livssyklus, som kan sees på som flere distinkte steg.
- Utforming: En anbefaling fra ekstern kvalitetssikrer blir til som følge av et observert forbedringspotensial. Kvalitetssikreren formulerer anbefalingen og avleverer den til prosjektorganisasjonen.
- Vurdering: Mottaker av anbefalingen vurderer hvorvidt anbefalingen er treffende.
- Beslutning om implementering: Mottaker av anbefalingen bestemmer seg for om anbefalingen skal følges, tilpasses eller forkastes.
- Implementering: Godtatte anbefalinger blir implementert i prosjektet.
- Evaluering av effekt: Mottaker av anbefalingen evaluerer effekten av anbefalingen som er implementert, og vurderer om den har bidratt til prosjektet eller ikke.
Flere av stegene er knyttet til mottakerens oppfølging av anbefalingen, som er utenfor den eksterne aktørens kontroll. Eksterne kvalitetssikring er derfor avhengig av at bestiller følger opp at anbefalingene fører til reelle tiltak for prosjektet.
Det er imidlertid et delt ansvar å sikre størst mulig nytte av ekstern kvalitetssikring.
Anbefalinger bør være mulig å følge opp
Formulering av en anbefaling er sentralt for hvilken nytte den bidrar med. For å sikre at ekstern kvalitetssikrer gir gode anbefalinger, kan det stilles krav til hvordan anbefalingene skal utformes. Vi presenterer et rammeverk for formulering av gode anbefalinger ved SMARK-kriteriene.
Kriterium | Beskrivelse |
Spesifisert | Strategisk, taktisk eller operativ, rettet mot en konkret aktør. Anbefalingen er spisset mot prosjektet. Det er tydelig hva som er mangelen eller forbedringspotensialet og hvordan usikkerhet påvirkes. Det er tydelig om ekstern kvalitetssikrer mener anbefalingen er noe som «bør» eller «må» operasjonaliseres. Det er tydelig hvilken fase anbefalingen gjelder for. Det er tydelig om anbefalingen må håndteres før eller etter investeringsbeslutning. |
Målbar | Kontrollerbar, etterprøvbar. Formulering av tiltak i anbefalingen må være konkret nok til at man kan si et tydelig ja eller nei til hvorvidt anbefalingen er operasjonalisert. Forventede effekter av anbefalingen bør være beskrevet. |
Argumentert for | Underbygget, logisk resonnert. Resonnementet bak anbefalingen er forståelig. Observasjoner og analyser som gir grunnlag for anbefalingen fremkommer tydelig. Mottaker avgjør om anbefalingen skal tas til følge, men bakgrunnen for anbefalingen må være akseptert. |
Realistisk | Anbefalingen kan operasjonaliseres uten å endre omfattende aspekter ved prosjektet som vil gjøre det mindre modent for investerings-beslutning. Det er tydelig at anbefalingen er innenfor prosjektets mandat og hva som må til for å kunne operasjonalisere den. |
Konsistent | Fullstendighet, helhet, konsistens. Sammensetning av anbefalingene henger sammen. Anbefalingene er ikke motstridende. Anbefalingene bygger på like forutsetninger og henger sammen med vurderingene i resten av KS2-rapporten. |
Ved å stille krav til utforming av anbefalingene, kan prosjektet sikre seg anbefalinger som er aksjonsrettede og konkrete. Dette gjør dem vesentlig lettere å følge opp.
Det bør etableres en struktur for oppfølging av anbefalinger
Prosjektene som lykkes best med implementering av anbefalinger etablerer en struktur for oppfølging. Strukturen kan bestå av et register over anbefalingene, der det refereres til vurderingene som ligger bak, fastsettes en oppfølgingsansvarlig og en status for anbefalingen. Dette kan følges opp i faste møter om anbefalingene etter at resultatene fra ekstern kvalitetssikring er presentert. Registeret kan være en enkel tabell med utforming som vist under.
Referanse til anbefalingen | Tema | Kvalitetssikrers anbefaling | Status | Ansvarlig og kommentar |
2.1 Sentralt Styrings-dokument | SSD | Organisasjonskartet bør også vise styringsgruppen | Gjennomført | Organisasjonskartet i SSD er nå oppdatert og viser styringsgruppen. |
3.1 Kontrakts-strategi | Kontraktsstrategi | Vi anbefaler å ta ut U1 som en egen entreprise. | Pågår | Arbeidet med å ta ut U1 er påbegynt, konkurransen utlyses. |
4.2 Prosjekt-organisasjon | Organisering og styring | Det bør engasjeres eksterne ressurser med omfattende erfaring fra prosjektstyrearbeid i prosjektstyret. | Utføres ikke | Etter intern diskusjon er det valgt å ikke engasjere eksterne ressurser. |
Det er bestiller av kvalitetssikringen som bør følge opp at det etableres et register, og som fasiliterer møter for oppfølging av anbefalingene.
Prosess for ekstern kvalitetssikring bør ha fokus på anbefalinger
Ettersom nytten av ekstern kvalitetssikring avhenger av den reelle effekten anbefalingene får på prosjektet, bør det være et fokus på anbefalingene gjennom hele KS-prosessen. Vi har etablert veiledere for en god praksis i KS-prosessens hoveddeler, og knytter det til kvalitetssikringens forutsetninger, prosess og resultat, prosjektorganisasjonens bruk av anbefalingene og eiers evne til å sikre kontinuerlig forbedring av prosessen gjennom læringssløyfer.
Delprosess – Forutsetninger for KS-prosessen
Ansvarlig: Prosjekteier
God praksis:
- Bestillingen av ekstern kvalitetssikring bør være tilpasset prosjektet og «standard-bestillinger» bør unngås. Både prosjekteier og -leder bør spesifisere hva de har mest behov for en uavhengig vurdering av, da det bidrar til økt eierskap, avklarer kompetansebehov og gir mulighet til å tilpasse kvalitetssikringen til prosjektets modenhet og gjennomføringsstrategi. Det bør være et bevisst forhold til hvor mye tid som settes av til kvalitetssikringen.
- For smidige prosjektstrategier bør det avklares hvilket omfang kvalitetssikringen skal ha og om det er nødvendig å vurdere alle aspekter.
- Alle som kan bli involvert i KS-prosessen bør få opplæring i formålet med ekstern kvalitetssikring og bli gjort oppmerksomme på at de kan bli kontaktet ifm. prosessen.
Delprosess – Prosess og resultat
Ansvarlig: Ekstern kvalitetssikrer
God praksis:
- På oppstartmøte bør det være en tydelig forventningsavklaring om kvalitetssikrers evne til å gjøre uavhengige vurderinger om tekniske aspekter i prosjektet.
- Prosjekteier bør være tett involvert i KS-prosessen som primærklienten for oppdraget og fungere som en fasilitator for at prosjektet får størst mulig nytte ut av kvalitetssikringen.
- Ekstern kvalitetssikrer bør gjennom formell og uformell dialog sikre at mottaker forstår alle vurderinger. Det må anerkjennes at mye av verdien for prosjektet skjer i prosessen, ikke kun ved overlevering av resultater.
- Vurderinger om spesielt organisering og styring og kontraktsstrategi bør drøftes mellom ekstern kvalitetssikrer og prosjekteier for å sikre at ekstern kvalitetssikrer har forstått mottakers virkelighet og rammebetingelser.
- Det bør avholdes et evalueringsmøte på slutten av KS-prosessen mellom prosjekteier, -leder og kvalitetssikrer.
- Kvalitetssikrers anbefalinger bør presenteres som et logisk resonnement, bygget opp av observasjoner, vurderinger og til slutt anbefaling.
- Anbefalinger bør fremkomme samlet i kvalitetssikrers leveranse og følge SMARK-kriteriene.
Delprosess – Bruk av anbefalinger
Ansvarlig: Prosjektleder
God praksis:
- Anbefalinger bør oversettes til operasjonelle tiltak som passer med prosjektets virkelighet. Dersom en anbefaling ikke blir forstått fullt ut, bør det avholdes et oppfølgingsmøte med ekstern kvalitetssikrer etter mottatt leveranse.
- Anbefalinger bør systematiseres i et register for å dokumentere vurdering og oppfølging av den enkelte anbefalingen. Prosjekteier bør eie registeret, selv om det kan fylles ut av andre i prosjektorganisasjonen.
- Anbefalinger som besluttes implementert bør følges opp jevnlig. Prosjektet bør rapportere på status på anbefalingene til prosjekteier som en del av virksomhetsstyringen.
- Effekt av anbefalinger bør evalueres og dokumenteres for å sikre kontinuerlig forbedring.
- Ved oppstart av nye prosjekter, bør anbefalinger fra tidligere gjennomførte KS-prosesser hentes opp for å vurdere gjenbruk.
Delprosess – Læringssløyfe
Ansvarlig: Prosjekteier
God praksis:
- Ekstern kvalitetssikrer bør få tilbakemelding på vurdering og bruk av anbefalinger fra KS-prosessen for økt læring og mulighet til å kunne gi mer treffende anbefalinger i fremtiden.
- Erfaring fra KS-prosessen og bruk av anbefalinger bør dokumenteres og tilgjengeliggjøres for virksomhetsledelsen, for å sørge for kontinuerlig forbedring av bestillinger for fremtidige kvalitetssikringer.
Holte Consulting har vært førsteleverandør på rammeavtale for ekstern kvalitetssikring med Finansdepartementet siden opprettelsen av Statens KS-ordning. Vi leverer prosjektfaglige råd og analyser om store investeringsprosjekter til offentlige og private aktører. Ta kontakt for faglige råd, eller se publiserte kvalitetssikringsrapporter på siden publikasjoner.