Muligheter i risikostyring – Del 1: Hva er muligheter?

Risiko oppfattes gjerne som noe farlig som alltid vil ha et negativt utfall om det skulle skje, men trenger det å være slik?

Les artikkelserien om praktisk risikostyring her

Vi bør starte med å se på ulike betydninger av ordet risiko. Vi har to skoler: (1) Usikkerhet som samlebegrep for risiko og mulighet, og (2) risiko som samlebegrep for trussel og mulighet. I dagligtale er den første tolkningen mest vanlig, mens risikofaglig holder vi oss til den andre betydningen. Dette gjenspeiles også i terminologidefinisjoner for risikostyring, herunder ISO 31073:2022 og PMI PMBOK®.

Definisjon

Vi definerer risiko som en usikker hendelse eller situasjon som, dersom den inntreffer, vil påvirke oppnåelse av mål. Risiko kan ha negativ eller positiv effekt der trussel er en risiko med negativ effekt på oppnåelse av mål, imens mulighet er en risiko med positiv effekt på oppnåelse av mål.

Risiko består altså av både trusler og muligheter. Vanligvis har risikostyring fokus på trusler, men jeg mener at større bruk av muligheter i risikostyringen er en stor mulighet i seg selv. Denne artikkelen vil derfor foreslå og diskutere en tilnærming til bruk av muligheter innen risikostyring i gjennomføringen av prosjekter.

Risiko oppfattes gjerne som noe farlig som alltid vil ha et negativt utfall om det skulle skje, men trenger det å være slik?

Hvorfor innføre muligheter?

Hvis styring av trusler rydder hindringer av veien, hvordan bidrar da styring av muligheter? Ved å identifisere muligheter kan vi proaktivt påvirke gjennom å iverksette tiltak for både å øke sannsynligheten for at de inntreffer og forsterke effekten de vil få hvis de inntreffer.

Men hva kan vi oppnå dersom mulighetene inntreffer? Vi øker sjansen for at vi ender med et vellykket prosjekt som oppnår målene sine. Vi kan realisere flere gevinster, både for prosjektet underveis og i linjen etter prosjektet. Vi øker motivasjonen i teamet som blir utfordret på å finne raskere, smartere og billigere måter å jobbe på. Beregningen av usikkerhetsavsetninger blir mer presis når det tas høyde for både overskridelser og besparelser. Å ta i bruk muligheter er på mange måter en formalisering av hva gode prosjektledere allerede tenker og gjør, slik at mulighetene med tiltak følges opp og utnyttes på en strukturert måte. Bruk av muligheter er dessuten i samsvar med anerkjente standarder for risikostyring og beste praksis.

Muligheter har vært en del av det risikofaglige rammeverket i mange år, men ettersom de fleste organisasjoner lar være eller utsetter å ta i bruk muligheter, tenker jeg at det er på sin plass med flere argumenter for å innføre det i risikostyringen. For å finne gode grunner til å ta i bruk muligheter har jeg latt meg inspirere av The Risk Doctor’s Briefings.

Å ta i bruk muligheter er på mange måter en formalisering av hva gode prosjektledere allerede tenker og gjør

Risiko er også en mulighet for en fremtidig, nyttig hendelse

Risiko kan konseptuelt betraktes som en mulig varians i prosjektets gjennomføringsevne eller ytelse; hvis risiko inntreffer påvirker det evnen vår til å oppnå målene. Varians er et tosidig konsept ettersom de fleste variable kan gå både opp og ned. Været kan bli bedre eller dårligere enn forventet. Denne dualiteten er fanget i definisjonen av risiko, som inneholder både positive og negative konsekvenser. Risiko er en mulig, fremtidig hendelse som vil påvirke oppnåelsen av mål om den inntreffer. Dette omfatter selvsagt trusler som kan inntreffe og som dermed vil forårsake skade. Men en risiko innebærer også en mulighet for en potensiell, fremtidig hendelse som vil være nyttig. Både trusler og muligheter er dekket av samme definisjon av risiko – en usikker hendelse eller situasjon som, dersom den inntreffer, vil påvirke oppnåelse av mål.

Felles forvaltning av trusler og muligheter skaper synergier

Trusler og muligheter er begge viktige og krever styring. Felles forvaltning i en integrert risikostyringsprosess er effektivt og skaper synergier. De fleste organisasjoner har en prosess for å håndtere nedside-risiko og en enkel utvidelse av denne prosessen til å inkludere oppside-risiko vil produsere ekstra gevinster med liten kost og innsats. Muligheter kan oppdages gjennom standard risiko-identifiseringsteknikker, som for eksempel workshops, SWOT-analyser eller årsaksanalyser. Muligheter kan prioriteres på samme måte som med trusler, ved å vurdere sannsynlighet og konsekvens. Risikoresponsstrategier for muligheter reflekterer strategiene for trusler. Rapporteringsformater og risikoregister kan enkelt tilpasses for å omfatte både trusler og muligheter. Det er enkelt å utvide risikostyringsprosessen til å håndtere både trusler og muligheter, side om side.

Hvis vi allerede har et velfungerende risikoregime for trusler, er også kostnadene ved å innføre muligheter ganske beskjedne. Det er standardisering av risikostyringsprosessen som dekker både trusler og muligheter. Risikoregisteret er også felles. For å oppnå et godt resultat av arbeidet med muligheter er det behov for litt opplæring i å identifisere muligheter og det kan også være behov for litt innsats i omstillingen til et positivt tankesett.

Identifisering av muligheter gjør de mer tilgjengelige for hele teamet

En strukturert tilnærming til å identifisere og registrere muligheter er nyttig for både virksomhet og prosjekter. Det gir medarbeiderne et strukturert rammeverk for å finne og implementere raskere, smartere og billigere måter å jobbe på. Dette kan også bidra til innovasjon og kreativitet, og er sterkt motiverende for team som ønsker å optimalisere verdien av leveransene. En slik risikostyringsprosess vil inkludere proaktive søk etter muligheter, hvor noen av disse vil identifiseres og registreres, som ellers ville blitt oversett. En slik tilnærming vil produsere mer verdi fra prosjektet enn bare å basere seg på tilfeldigheter og flaks, og vil øke sjansene for å oppnå og innfri målsetningene. Dette vil også demonstrere en mer profesjonell metodikk overfor foresatte, kollegaer, samarbeidspartnere, kunder og konkurrenter, som vil oppdage verdien av proaktiv håndtering av alle typer usikkerhet.

Arbeidsprosess

Det er samme risikostyringsprosess for trusler og muligheter. Bruk av både muligheter og trusler skaper et mer balansert risikobilde som viser både oppsider og nedsider, pluss- og minus-hendelser. Rent risikofaglig håndteres trusler og muligheter ganske likt, men den største forskjellen sitter i tankesettet. Vi må snu om på tenkemåten når vi går fra å lete etter trusler til å se etter muligheter for prosjektet.

I starten kan dette virke umulig. Vi har da ingen muligheter som kan forbedre resultatene fra prosjektet. Vi må være mer enn fornøyd om vi bare oppnår målene, eller? Et tips kan være å se etter positiv påvirkning på hvert av prosjektmålene: tidligere milepæler, besparelser, bedre kvalitet og smartere omfang. Det er samme tankesett som når en skal kartlegge prosjektets positive effekter i en effektstyringsplan, også kjent som gevinstrealiseringsplan.

En annen forskjell er at mens vi forsøker å stoppe trusler fra å inntreffe, så ønsker vi at muligheter skal inntreffe. Trusler som inntreffer er et problem (issue), muligheter som inntreffer er en gevinst (benefit). Vi setter også inn tiltak med motsatt hensikt: hindre trusler, fremme muligheter, unngå problemer og hente ut gevinster. Figuren under viser eksempler på negative og positive effekter når henholdsvis trusler og muligheter inntreffer.

Trinnene i arbeidsprosessen er de samme for muligheter som for trusler (se artikkelserien om praktisk risikostyring). I den neste artikkelen om muligheter vil jeg derfor fremheve hensynet vi må ta til muligheter i hvert av disse arbeidstrinnene. Vi vil blant annet se på hvordan vi med «pre-mortem» kan stake ut kursen til en vellykket fremtid for prosjektet.