Dessverre er det slik at mange prosjekter ikke oppnår ønsket gevinst. Lykkes ikke prosjektet med gevinstrealisering, det vil si å hente ut gevinstene eller effekten prosjektet skal gi, kan verdifulle investeringer være bortkastet.
Opplever du at effekten av et gjennomført prosjekt ikke ble som forventet, eller er du usikker på om oppnådd nytteverdi av det avsluttede prosjektet var verdt investeringen?
Mange prosjekter burde aldri vært gjennomført. Alternativt burde prosjektet vært terminert, eller justert underveis mens det fremdeles lå an til å gi effekt. Det er nemlig fullt mulig å ferdigstille et prosjekt til planlagt tid, kost og kvalitet, men likevel ikke oppnå gevinstrealiseringen i etterkant av prosjektet. Prosjektet kan omtales som vellykket nettopp fordi man leverte på rammene for tid, kostnad og kvalitet, men hvilken verdi har prosjektet tilført virksomheten eller mottaker av prosjektets sluttresultat?
Alle prosjekter skal levere et resultat i etterkant av gjennomføring
Å kartlegge nytteverdien prosjektet skal gi før prosjektoppstart er svært viktig. Videre må du holde deg oppdatert på endringer underveis, slik at du kan ta grep og sørge for at prosjektet oppnår de langvarige resultatene som er ønsket. Hovedansvaret for gevinstrealisering ligger hos prosjekteier. Samtidig må prosjektleder og prosjektorganisasjonen forstå og jobbe aktivt for å oppnå gevinstmålene underveis i prosjektet, og etter at prosjektet er avsluttet.
5 fallgruver ved manglende oppmerksomhet på gevinster i prosjekter, og råd om hvordan du kan unngå å falle I dem
1) Prosjektet er avsluttet, men gir ikke ønsket effekt
For å lykkes med dette må du ta brukerens behov, altså de som får prosjektet sluttprodukt, på alvor. Vær også oppmerksom på at behovet for hva de faktisk trenger kan modnes og endres underveis.
2) Prosjektet settes i gang uten at noen har tenkt på hvilke gevinster det er realistisk å oppnå
Er gevinsten formulert tidlig i prosjektet, helst i prosjektbegrunnelsen, er det lettere å legge til rette for at ønsket gevinst blir levert når prosjektet er ferdig. Helst bør du bruke egnede indikatorer for å måle både økonomiske gevinster og kvalitative gevinster. Alt for mange prosjekter settes i gang uten at man har konkret beregnet hvilke gevinster det er realistisk å oppnå.
3) Gevinstrealiseringsarbeidet skjer kun i oppstart av prosjektet
Arbeidet med å oppnå gevinst må skje kontinuerlig fra behov er identifisert til ønsket gevinst er oppnådd. For å lykkes med gevinstrealisering må det minimum jobbes med gevinst ved følgende steg: Behovsforståelse, Prosjektbegrunnelse, Bestilling/oppstart, ved faseoverganger, ved overlevering til bruker og når leveransen er tatt i bruk. Beste praksis metodikk anbefaler at det lages en egen plan for hvordan gevinstene skal oppnås, en «Gevinstrealiseringsplan». Denne må etableres ved prosjektoppstart, og følges opp underveis i prosjektet av både prosjektleder og prosjekteier.
Les også: 8 steg for deg som vil lykkes med gevinstrealisering i egne prosjekter
4) Ansvaret for gevinstrealisering er ikke plassert
Vi mennesker prioriterer ofte arbeidsoppgaver som vi blir målt på. For å sikre at gevinstrealiseringen i prosjektet vektlegges nok, er det viktig at noen får ansvaret for å ivareta dette fokuset. Den gevinstansvarlige bør utnevnes før oppstart av prosjektet og gis nødvendig støtte, slik at vedkommende kan fylle rollen hensiktsmessig. En del virksomheter velger i tillegg å ta gevinster som inntekt ved prosjektavslutning, slik at avdelingens budsjett reduseres med tilsvarende det prosjektet skal gi i gevinst. Et eksempel på dette er at du reduserer driftsbudsjettet hos mottaker av løsningen med to årsverk, gitt at den nye løsningen vil gi en tilsvarende innsparing.
5) Manglende måleindikatorer gjør det vrient å vurdere gevinsten
Ved overlevering må prosjektet ha identifisert hvilke måleindikatorer som skal brukes for å måle grad av oppnådd gevinst. Brukeren må introduseres for disse måleindikatorene og det bør måles underveis i hvilken grad den mottatte løsningen bidrar til å nå planlagt gevinst. Samtidig er det nødvendig med målgivende pasning til bruker ved prosjektets slutt. Når prosjektet leverer sitt sluttprodukt, skal mottakerne være forberedt. I denne sammenheng vil det si at de har blitt involvert underveis. De har fått lov til å forklare sitt behov, blitt forespeilet valgt løsning, fått opplæring, og det er satt av kapasitet til å ta i bruk den nye løsningen.
Et eget tankesett som støtter gevinstrealisering
Det å lykkes med gevinstrealisering krever et eget tankesett. Uten et slikt tankesett hjelper det ikke med prosesser og maler. Videre så kreves det ulike egenskaper underveis i et prosjekt. Mens fokus på investeringsbeslutninger bør være realistiske – bør tilnærmingen til gevinstrealisering være preget av entusiasme slik at en stadig jakter gevinster underveis.
Det er flere veier til vellykket gevinstrealisering
Finn din vei til vellykket gevinstrealisering, men unngå etablere et parallelt løp som håndterer gevinster i en separat prosess. Ved å unngå unødig merarbeid øker sjansen for vellykket gevinstrealisering.
Ønsker du å lære mer?
Managing Benefits – kurs og sertifisering i Gevinstrealisering
E-læringskurs i Gevinstrealisering
Les også: 8 steg for deg som vil lykkes med gevinstrealisering i egne prosjekter
Vi hjelper virksomheter som ønsker å øke modenheten innen gevinstrealisering i enkeltprosjekter og for virksomheten.