I del 1 av denne artikkelen så vi på hva muligheter egentlig er og hvorfor det er nyttig å inkludere muligheter i arbeidet med risikostyring. I denne delen av artikkelen vil vi se nærmere på hva innføring av muligheter betyr i praksis for gjennomføring av risikostyringsprosessen. Trinnene i arbeidsprosessen er de samme for muligheter som for trusler. Se artikkelserien om praktisk risikostyring for en beskrivelse av hvert trinn i arbeidsprosessen. Her vil jeg fremheve hensynet vi må ta til muligheter i hvert trinn, hvor første steg med identifiseringen av muligheter krever en ny tilnærming.

Som nevnt innledningsvis må vi snu litt på tenkemåten når vi skal finne muligheter. Risikoworkshops med brainstorming for å komme opp med forslag virker for muligheter også. Når gruppeprosessen først kommer i gang blir det enklere å bygge på hverandres innspill, et forslag trigger nye forslag hos de andre. Mye handler om å komme inn i et positivt tankesett, få til gode diskusjoner, se for seg en positiv utvikling, være kreative og se mulighetsrommet i alle hendelser.

«Hvis bare det skjedde eller vi kunne gjøre sånn, så ville det hjelpe!». Hva kan være fordelaktig for prosjektet? Er det noe vi kan gjøre raskere, smartere eller billigere? Gir nytt design flere fordeler? Har vi uutnyttet kompetanse eller ubrukt kapasitet om bord? Gir sammenslåing av aktiviteter eller prosjekter nye fordeler? Gir endringsanmodningen andre fordeler? En reduksjon av en trussel er samtidig en mulighet, eller når en trussel ikke skjer kan kanskje situasjonen snus til en mulighet? Risikotiltak kan i seg selv skape sekundærrisiko, inkludert muligheter.

Fordelen med en slik tilnærming er at workshopdeltagerne blir involvert, inspirert og motivert av et positivt prosjektutfall i en morsom selskapslek – med et seriøst innhold. Det er ikke sikkert alle mulighetene og hele drømmescenariet oppfylles, men hvis bare enkelte muligheter inntreffer har vi lykkes – tenker jeg. Pre-mortem kan selvsagt også brukes for å avdekke trusler, men da med en pessimistisk fremtidsvisjon i sikte – som ikke er like morsomt!

Muligheter registreres i risikoregisteret på lik linje med trusler, men som risikotype mulighet. De fleste risikoverktøy har støtte for både trusler og muligheter. Dersom risikoregisteret ikke skiller på risikotype kan beskrivelsen starte med merkelappen «MULIGHET:». Dette vil kreve noe manuelt sorteringsarbeid i forbindelse med rapportering, hvilket bør være overkommelig så lenge innholdet er ivaretatt av risikoregisteret.

Formulering av gode risikonavn, herunder mulighetsnavn, kan være krevende. Navnet som brukes i oversikter og ved rapportering skal inneholde både hva som kan skje og den positive effekten dersom det skjer. Det opplagte vil være å si at det er en mulighet for en mulighet, men det lyder jo ikke så bra. En bedre setning er: Det oppstår en mulighet ved at <hendelsen> kan føre til <positiv konsekvens>.

Før vi kan iverksette tiltak må vi ta stilling til hvordan vi best håndterer muligheten. Som for trusler har vi et sett av strategier for muligheter. Vi kan akseptere muligheten ved å bruke den dersom den oppstår, ellers ikke. Vi kan forbedre muligheten ved å øke sannsynligheten. Vi kan utnytte muligheten ved å øke konsekvensen og dermed effekten. Vi kan dele muligheten gjennom samarbeid med andre om større utnyttelse. Eller vi kan forkaste muligheten ved å aktivt velge å ikke utnytte muligheten. Men vi kan ikke ignorere muligheten, vi må ta stilling til den!

Strategiene for å forbedre, utnytte eller dele muligheten krever alle aktive tiltak. For trusler satte vi inn tiltak for å redusere sannsynligheten for at risikoen inntraff, med et problem som resultat om vi ikke lykkes. Vi forsøker å unngå at trusler inntreffer. For muligheter må vi tenke motsatt. Vi ønsker at muligheter skal inntreffe, resultatet av en inntruffet mulighet er en gevinst for prosjektet. Tiltakene skal derfor forsterke, ikke redusere, mulighetene ved å bidra til å øke sannsynligheten for at muligheten inntreffer eller at konsekvensen blir større. Mulighetstiltak er som andre oppgaver, de er bare effektive når vi kan utføre de innen eget ansvarsområde, med en utnevnt tiltaksansvarlig og innen en realistisk tidsfrist.

Muligheter følges opp i regelmessige risk reviews sammen med trusler og risikotiltak. Der revurderer vi sannsynlighet og konsekvens for å kartlegge utviklingen og ser an behovet for ytterligere tiltak for å få muligheten til å inntreffe slik at vi kan ta ut gevinsten. Vær oppmerksom på at muligheter kan «overleve» prosjektet og fortsatt ha et potensiale selv om prosjektet er avsluttet. Slike muligheter bør ivaretas videre av effektstyring i linjen, med gevinstansvarlig som risikoeier.

Muligheter rapporteres med en egen risikomatrise. Det finnes flere tilnærminger og varianter av mulighetsmatrisen, men det mest vanlige er en matrise i tre blåfarger hvor den horisontale konsekvensaksen har en positiv skala. Den vertikale sannsynlighetsaksen er den samme som for trusler. Se eksempel på en mal for mulighetsrapportering under.

Risikostyring av trusler er en moden og godt utviklet fagdisiplin i de fleste prosjektorganisasjoner. Prosjektledere har stor nytte av å bruke risikostyring i sin daglige prioritering av oppgaver og som kommunikasjonsverktøy i dialogen med foresatte om hvilke utfordringer prosjektet står overfor. Basert på min erfaring har styring av muligheter kommet vesentlig kortere. De fleste synes at det høres ut som en god idé, men kanskje ikke så god at det er verdt å bruke tid og innsats på kartlegging, oppfølging og egen rapportering – i konkurranse med alle andre initiativ i en hektisk prosjekthverdag.

Jeg håper og tror at dette er i ferd med å endre seg etter hvert som prosjektorganisasjoner modnes. Vi får drahjelp fra det beslektede fagfeltet effektstyring, kanskje bedre kjent som gevinstrealisering, som får stor oppmerksom for sitt potensiale til å hente ut ønsket verdi fra prosjektene. Risikostyring og effektstyring er som nevnt beslektet, kanskje med litt ulike tidsperspektiv, men med samme formål om å oppnå prosjektmålene – både resultatmål og effektmål. Å ta i bruk muligheter er en stor uforløst og uutnyttet mulighet!

Holte Consulting tilbyr prosjektrådgivning og ressurser med bred kompetanse innen forskjellige fagfelt. Vi tror at det å komme tett på våre kunder og bli en av dem skaper løsninger som kan vare.