Tradisjonelt har risikostyring vært mest opptatt av prosjektets gjennomføringsrisiko for å oppnå resultatmålene, innenfor prosjektets levetid. Resultatmålene er, i henhold til nevnte veileder, knyttet til løsningen som prosjektet skal frembringe, i form av ytelse, kostnad og tid, eventuelt andre parametere som omdømme og HMS. Effektmålene derimot er knyttet til prosjektets virkninger for brukerne, ofte uttrykt i form av kapasitet, regularitet, ulykkesfrekvens, tidsbesparelser, osv.
I artikkelserien om praktisk risikostyring er prosjekter sammenlignet med en topptur hvor fjelltoppens posisjon er definert av prosjektmålene. Alle som har gått ruten fra Spiterstulen til Galdhøpiggen har trolig opplevd det samme som vår familie; vi når «toppen» bare for å oppdage at det er en topp til og en ny topp bak der igjen – gang på gang. Hvis den første toppen er oppnåelse av resultatmålene, så er det flere topper bakenfor hvor effektmålene skal realiseres i tur og orden. Og med fare for å dra analogien alt for langt så oppnår vi samfunnsmålet først på selve Galdhøpiggen.
Denne artikkelen handler om hvordan vi ivaretar disse risikoene som påvirker oppnåelse av prosjektets effektmål, også etter at prosjektet er avsluttet. Vi starter med litt begrepsavklaring.
Begreper
Begrepet effekt har tatt over for bruken av gevinst slik at både positive og negative virkninger av prosjektet dekkes. Effekt er således en samlebetegnelse, hvor effekten enten er positiv (gevinst, nytte) eller negativ (ulempe, kostnad). En positiv effekt er en målbar forbedring av en endring som følge av et prosjekt eller annet tiltak. En negativ effekt er en målbar forverring av en endring som følge av et prosjekt eller tiltak. Positive effekter bidrar til måloppnåelse, mens negative effekter kan forringe oppnåelse av mål. Vi setter inn tiltak for begge typer effekt, for aktivt å hente ut positiv effekt eller begrense negativ effekt.
Som dere ser er det mange paralleller til risiko her. Vi definerer risiko som en usikker hendelse eller situasjon som, dersom den inntreffer, vil påvirke oppnåelse av mål. Risiko kan ha negativ eller positiv effekt. Trussel er en risiko med negativ effekt på oppnåelse av mål, mens mulighet er en risiko med positiv effekt på oppnåelse av mål.
Det er viktig å behandle effekter i et helhetlig perspektiv og ikke bare hver effekt enkeltvis. Det som kan oppleves som en positiv effekt av noen kan oppleves eller være en ulempe for andre. Et eksempel fra digitalisering vil være at tjenester som flyttes fra lokal til sentral plassering vil gi lokal gevinst, mens sentral leverandør får nye oppgaver og kostnader. Effektstyringsprosessen identifiserer, kvantifiserer, analyserer, planlegger, følger opp, realiserer og optimaliserer effekter, både gevinster og ulemper.
Effektrisiko er risiko knyttet til oppnåelse av effektenes definerte målsetninger, men er også knyttet til forutsetningene for effektoppnåelsen og gjennomføringen av nødvendige tiltak for å oppnå effekten. Gevinstrisiko kan defineres som risikoen for ikke å oppnå en forbedring av en endring, og ulemperisiko som risikoen for en forverring, ulempe, merarbeid eller merkostnad av en endring.
På en mer populær måte kan vi si at effektrisiko samlet sett er risikoen for at organisasjonen ikke oppnår ønsket verdi fra investeringen i prosjektet.
Arbeidstrinn
Identifisere risiko
Det er de samme teknikkene for å avdekke effektrisiko som annen risiko. Arbeidet med effekter bør starte så tidlig som mulig, allerede i idé og behovsfasen, og integreres i eksisterende arbeidsprosesser. Det anbefales også å gjennomføre en egen workshop for å identifisere effektrisiko før prosjektet går inn i avslutningsfasen, f.eks. i forkant av Prosjektveiviserens beslutningspunkt 4 (BP4), for å få en forsvarlig overlevering til linjen. I en slik workshop vil det være nyttig å løfte frem prosjektets effektmål, gjerne sammen med programmets effektmål hvis prosjektet inngår i et program med felles effektmål.
Hva slags risiko er det vi skal se etter? De vanligste typene risikoer som er knyttet til å oppnå optimal effekt faller gjerne i en av følgende kategorier.
- Forutsetningene for effektoppnåelsen kommer ikke på plass. Effektene blir lavere eller oppnås ikke fordi, for eksempel, mottaker av prosjektleveransene gjennomfører ikke nødvendig endringsarbeid eller forberedelser i linjeorganisasjonen som forutsatt for optimal ibruktagelse.
- Funksjonalitet som er nødvendig for å oppnå effekten blir ikke levert eller blir levert for sent.
- Størrelsen på effekten er estimert feil, optimistisk overestimering eller pessimistisk underestimering.
- Det oppstår uventede hendelser som endrer betingelsene for realisering av planlagt effekt.
- Behovet for investeringer øker, effekten kan realiseres, men til en høyere kostnad og lavere positiv verdi enn forutsatt.
Registrere risiko
I forbindelse med registrering av effektrisiko i risikoregisteret må det også registreres hvilket effektmål som påvirkes av risikoen, og gjerne også hvilken konkret effekt som risikoen treffer. Jo tettere risikoen kan kobles til en planlagt effekt, desto enklere blir det å se oppfølgingen av effekt og risiko i sammenheng. Det blir da også naturlig at effektansvarlig også blir risikoeier for risikoen som kan påvirke effekten.
I forbindelse med registreringen av ny effektrisiko i risikoregisteret må det også fremgå at dette er en effektrisiko, slik at risikoen får et livsløp tilsvarende effekten og ikke begrenset til prosjektets levetid. Hvordan dette gjøres vil avhenge av støtteverktøyet som brukes til risikoregister. Det kan være en egen risikotype, eller at risikoen tilordnes kategorien effekt-/gevinstrealisering eller tilsvarende. Om risikoregisteret mangler slik funksjonalitet kan risikobeskrivelsen starte med merkelappen «Effektrisiko:».
Vurdere risiko
Når sannsynlighet og konsekvens skal vurderes for effektrisiko må vurderingen gjerne gjøres med et lengre tidsperspektiv enn for annen risiko. Sannsynlighet fastsettes basert på et samlet årsaksbilde, mens konsekvens må ta hensyn til effektens betydning for prosjektets vedtatte effektmål.
Håndtere risiko
Før tiltak eventuelt kan iverksettes må de ulike strategiene for risikohåndtering vurderes. Dersom valget faller på en mitigeringsstrategi bør risikoreduserende tiltak ses i sammenheng med og koordineres med effekttiltakene som er iverksatt i regi av effektstyring.
Følge opp risiko
Oppfølging av effektrisiko skiller seg fra øvrig risikooppfølging ettersom effektrisiko har et lengre livsløp enn produkt- og leveranserisiko. Vi må derfor se på oppfølging av effektrisiko i prosjekt, program, portefølje og linje.
Mens prosjektet pågår vil effektrisiko følges opp på vanlig måte i prosjektet, bortsett fra at effektansvarlig også vil være risikoeier. Effektansvarlig kommer fra linjen og må inviteres til gjennomganger og oppfølging av prosjektets effektrisikoer.
Etter prosjektets avslutning (BP5) overtar linjen eller forvaltningsorganisasjonen ansvaret for å følge opp effekten med tilhørende effektrisiko. Det vil være effekteier som har det overordnede ansvaret for denne oppfølgingen, mens effektansvarlig vil sikre at nødvendige tiltak planlegges og iverksettes frem mot effektrealisering.
Dersom prosjektet er en del av et program bør effektstyring i programmet sikre at effekten med risiko får nødvendig oppmerksomhet og oppfølging i linjen etter prosjektets avslutning frem til realisering og beslutningspunkt 6 (BP6). Dersom effektuttaket kommer etter at også programmet er avsluttet kan videre oppfølging foregå i regi av porteføljestyring, fortsatt med ansvarlig fra linjen.
Rapportere risiko
Effektrisiko rapporteres på lik linje med øvrige risikoer i prosjektets levetid. Rapporteringen fra effektstyring bør også gjenspeile samlet status for effektrisiko. Etter at prosjektet er avsluttet vil rapportering av risikostatus inngå i porteføljen eller linjens ordinære rapporteringsprosess.
Organisering
For å sikre at effektrisiko følges opp også etter at prosjektet er avsluttet er det viktig at de nødvendige rollene er besatt og at innehaverne kjenner sitt ansvar.
Effekteier er overordnet ansvarlig for at effektmål er definert for alle prosjekter, at disse er samsvarende med virksomhetens målsetninger og strategier; autoriserer og finansierer tiltak og godkjenner de samlede effektstyringsplaner og prosessen for realisering av gevinstene. Risikoeier er ansvarlig for å beskrive risikoen i samsvar med en omforent forståelse av situasjonen, identifisere hvilke mål (her effektmål) som påvirkes, vurdere sannsynlighet og konsekvens, etablere og følge opp tiltak, og sikre at de samlede tiltakene er tilstrekkelige for å håndtere risikoen. Effektansvarlig er ansvarlig for å gjennomføre tiltak og for at endringen som muliggjøres av tiltakene realiseres; også ansvarlig for å følge opp fremdrift og løse problemer som kan påvirke tiltakenes leveranser eller effektoppnåelse, samt å rapportere gjennomførte endringer og oppnådde effekter.
For effektrisiko bør risikoeier være samme person som effektansvarlig slik at risikoeierskapet kan følge risikoen også etter at prosjektet er avsluttet. Effekteier følger opp at arbeidet med effekter og tilhørende risiko blir gjennomført innen sitt ansvarsområde frem til realisering av gevinstene.
Effektrisiko utvider perspektivet for tradisjonell risikostyring etter prosjektet er avsluttet frem til effektene er realisert og verdiene av investeringen er sikret.
Tusen takk til kollega Linda Raudi i Sykehuspartner som har utvidet mitt risikoperspektiv gjennom gode diskusjoner og verdifulle innspill om betydningen av effektrisiko!
Artikkelserie om praktisk risikostyring
Artikkelserie om muligheter i risikostyring
Holte Consulting tilbyr prosjektrådgivning og ressurser med bred kompetanse innen forskjellige fagfelt. Vi tror at det å komme tett på våre kunder og bli en av dem skaper løsninger som kan vare.
Lignende innsiktsartikler:
Praktisk risikostyring – Del 3: Håndtere og rapportere risiko
Praktisk risikostyring – Del 1: Hva er risiko?
Praktisk risikostyring – Del 2: Identifisere og vurdere risiko
Muligheter i risikostyring – Del 1: Hva er muligheter?
Muligheter i risikostyring – Del 2: Hvordan finne og rapportere muligheter